工具包使用说明
本工具包适合初创公司、个体户、自由职业者使用，无需专业法务知识，按表格填写即可。建议每月更新一次，重要合同（房租、合伙、借款等）提前90天设置续约提醒。
一、合同协议分类清单（建议文件夹标签）
| 分类编号 | 类别 | 包含内容示例 | 存放方式 |
|---|---|---|---|
| A | 经营类 | 采购合同、销售合同、服务合同 | 纸质档案盒+电子扫描件 |
| B | 人事类 | 劳动合同、保密协议、竞业限制 | 单独锁柜+电子加密 |
| C | 财务类 | 借款合同、担保协议、投资协议 | 纸质原价+电子备份 |
| D | 场地类 | 房屋租赁、物业合同、装修合同 | 纸质原价+电子备份 |
| E | 知识产权类 | 商标注册、版权转让、专利许可 | 电子+纸质扫描 |
| F | 其他 | 合作协议、意向书、备忘录 | 按项目归档 |
二、合同归档登记表（模板）
| 序号 | 合同编号 | 合同名称 | 签约对象 | 签订日期 | 到期日期 | 合同金额 | 分类 | 纸质位置 | 电子文件名 | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 经2026-001 | 办公设备采购合同 | XX科技公司 | 2026-01-10 | 2026-12-31 | 30,000 | A | 档案盒A01 | 2026_采购_办公设备.pdf | 含保修条款 |
| 2 | 租2026-002 | 办公室租赁合同 | XX物业 | 2026-02-01 | 2027-01-31 | 120,000 | D | 档案盒D01 | 2026_租赁_办公室.pdf | 押金3万，提前90天续租 |
填写说明：合同编号建议“分类简称+年份+三位流水号”，如“经2026-001”。到期日期务必精确到日。电子文件名统一格式：年份_类别_对方简称+关键词，方便搜索。
三、续约提醒台账（模板）
| 合同名称 | 到期日 | 提醒提前量 | 需提醒日期 | 是否自动续约 | 经办人 | 处理状态 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 办公室租赁合同 | 2027-01-31 | 90天 | 2026-11-02 | 否 | 张伟 | 待提醒 |
| 年度软件订阅协议 | 2026-12-31 | 30天 | 2026-12-01 | 是（自动扣费） | 李丽 | 需人工审核价格 |
提醒方法：在手机日历、钉钉或飞书设置日程，或使用免费的在线表格提醒功能。每笔合同到期前30天，检查是否续约、变更或终止。
四、使用场景
- 创业者需要快速查找某份历史合同，避免翻箱倒柜。
- 防止房租、贷款、会员等到期忘记续费或退订，造成损失或违约。
- 离开原公司或小店转手时，合同交接清晰，避免责任不清。
五、注意事项（重要）
- 本工具仅为内部管理辅助，不提供法律意见。重大合同（股权、合伙、借款等）建议聘请律师审核。
- 合同原件必须妥善保管，电子扫描件建议同时存网盘和本地硬盘，并设置密码。
- 不要随意代签合同；若有授权，必须保留书面授权书。
- 合同修改时，必须在双方确认的版本上修改，并保留所有历史版本。
- 合同涉及的商业秘密和个人信息，不得随意泄露给无关人员。
六、模板使用建议
将上述表格复制到Excel或在线文档中，按自己的行业调整类别。每月最后一个工作日设为“合同复查日”，检查本月的签订、到期和执行情况。