使用场景
本工具资料包适用于以下场景：
- 初创企业、个体户需要建立基本的合同协议管理流程；
- 没有法务人员的小微企业，希望用简单表格管住合同关键节点；
- 创业者需要与客户、供应商、合作方签订协议前的准备与审批；
- 对已有合同进行归档、跟踪付款/交货/续约等事项。
一、合同协议管理总览表（填写模板）
| 序号 | 合同名称 | 合同编号 | 对方单位 | 签订日期 | 到期日期 | 合同金额 | 履约状态 | 经办人 | 存放位置 | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 示例：办公用品采购合同 | HT-2026-001 | XX商贸有限公司 | 2026-03-01 | 2026-06-30 | 5,000元 | 执行中 | 张三 | A柜01盒 | 首付30%，尾款见货付清 |
填写说明：
- 合同编号：建议按“HT-年份-顺序号”编写，例如HT-2026-001。
- 履约状态：填写“未开始/执行中/已完成/已终止/已过期”。
- 存放位置：写明纸质版或电子版的具体位置，方便随时查找。
- 备注：写清关键付款节点、交付条件、续约提醒等。
二、合同签订审批单（内部审批用）
| 项目 | 填写内容 |
|---|---|
| 合同名称 | （待定，由经办人填写） |
| 合同编号 | （合同管理员填写） |
| 合作方名称 | （全称，需与营业执照一致） |
| 合同主要内容 | （简述合同服务/货物/金额/期限） |
| 经办人 | （签字） |
| 财务审核意见 | （是否在预算内，付款条款是否合理） |
| 负责人审批 | （同意/不同意，签字） |
| 签署日期 | （实际盖章日期） |
填写说明：
此审批单用于防止合同“未批先签”。小公司至少要有两个人的把关：经办人业务负责，财务核对金额，最终负责人拍板。盖章时把审批单附在合同复印件后面。
三、合同收发登记表
| 日期 | 合同编号 | 合同名称 | 收/发 | 对方签收人/快递单号 | 我方案收人 | 原件/复印件 | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2026-09-04 | HT-2026-002 | 劳务服务协议 | 发 | 王经理 | 李四 | 原件1份 | 合同已盖我司章 |
填写说明：
- 凡是需要邮寄的合同，使用EMS或顺丰并保留快递单号。
- 双方盖章后，各自留存原件，拿到对方回寄后要在登记表上记录。
四、合同到期提醒清单（防漏管理）
| 合同编号 | 合同名称 | 到期日期 | 提前30天提醒日期 | 是否续约 | 处理结果 | 负责人 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| HT-2026-001 | 办公用品采购合同 | 2026-06-30 | 2026-05-31 | 否 | 已到期结清，不再续约 | 张三 |
填写说明：
建议每月月底检查未来三个月内到期合同，把清单打印出来贴在显眼处。若自动续约条款，要提前看清通知期，避免被动续约。
五、合同风险自查清单（签约前逐项打勾）
- 对方是否具备营业执照并处于存续状态？（可查国家企业信用信息公示系统）
- 对方签约人是否有授权委托书？
- 合同内金额大小写是否一致？
- 付款条件是否清晰（如“验收合格后30日内付款”）？
- 违约责任是否对等？
- 是否约定了争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖地？
- 是否有空白的待填内容？如有必须划掉或补充完整。
- 双方加盖公章、骑缝章是否齐全？
- 是否留了对方的联系人、电话、地址？
- 你手中有没有合同原件？
填写说明：
零基础创业者不需要懂高深法律，但以上十条是最基本的保命项。每一项都打勾无误后再盖章。
注意事项
- 本工具包只提供管理表格和操作清单，不构成法律意见。重大交易或复杂合同，请务必咨询专业律师。
- 合同协议不等于法律保证，签了字就代表认可条款，所以签字前一定要逐字阅读，尤其注意手写补充条款和附件。
- 电子合同同样具备法律效力（符合《电子签名法》要求），但需保存完整电子证据链，必要时可向合同平台索取存证证明。
- 所有合同资料至少保存至合同履行完毕后的两年；涉及资金、知识产权纠纷的，建议保存五年以上。
- 严禁在空白合同上先盖章，也严禁将盖好章的空白合同交给他人，否则极易产生债务风险。
- 2026年起，建议所有合同同时保留纸质扫描件和电子文档，并定期备份至云盘或本地硬盘，以防丢失。
附：工具资料包使用频率建议
每周五花10分钟更新台账；每月初检查到期提醒；每季度做一次合同管理自查。养成习惯，能避开90%以上的合同混乱问题。